Boekhouden in de cloud. In een vorige blog schreef ik hier ook al over. Veel bedrijven doen hier nog niet zoveel mee, omdat ze het lastig vinden zich er een goed beeld bij te vormen. En dat is zonde. Door je boekhouding te koppelen aan andere (bestaande) financiële systemen, kun je een enorme efficiencyslag maken.
Ik heb een eenvoudig plaatje gemaakt, waarmee ik mijn klanten inzicht geef in deze manier van werken. Dit plaatje brengt in één oogopslag in beeld hoe je online boekhouding eruit kan zien en hoe de relaties tussen de verschillende systemen liggen.
Bijna elk bedrijf werkt inmiddels met online bankieren. Door online bankieren direct te koppelen aan je boekhouding kun je automatisch dagmutaties vanuit je bankrekening in je boekhouding opnemen. Ook kun je vanuit je administratie betalingsvoorstellen doen naar je bank.
Online scan of herkenningssoftware
Veel facturen krijg je per mail binnen. Scan of herkenningssoftware neemt je in het voortraject een hoop werk uit handen. Deze software kijkt bijvoorbeeld van welke organisatie en welke bankrekening de factuur komt en checkt in je boekhouding of deze bij je bedrijf bekend zijn. Vervolgens maakt het een boekingsvoorstel die je zelf nog kunt controleren en eventueel aanpassen. Daarnaast kun je al je facturen digitaal in je boekhouding opslaan en ze daarna makkelijk terugvinden.
Online factureren
Het online factureringssysteem kan zelf facturen maken. Het is zelfs mogelijk om een koppeling te maken met betalingsmethoden zoals iDEAL.
Online salarisadministratie
Je online salaris- of personeelsadministratie kun je direct koppelen aan online bankieren en aan je boekhouding. Ook kun je dit systeem zo inrichten dat zowel de werkgever als de medewerkers toegang tot de eigen administratie hebben. Medewerkers kunnen er bijvoorbeeld zelf hun uren en ziekmeldingen in registreren.
De voordelen van deze manier van boekhouden in het kort
- Het is efficiënt; je gebruikt toepassingen die al bestaan, maar door ze te koppelen bespaar je je een hoop tijd.
- Je hebt op elk moment beschikking over up-to-date informatie over je boekhouding en inzicht in je financiële gegevens.
- Je kunt een duidelijke rolverdeling (bijvoorbeeld met je accountant) afspreken over wie wat doet in het financiële proces.
- Je hebt een rijk gevuld boekhoudsysteem, waar je eenvoudig en snel stuurinformatie voor je bedrijf uit kunt halen
Meer weten?
MCB Accountants werkt al meerdere jaren succesvol op deze manier. Wil je er meer over weten? Neem dan contact met mij op via mail of bel: 088-3458430 en vraag naar Johan de Beuze.